Sommario

1. Introduzione
2. Interdipendenza, collaborazione, senso di responsabilità condivisa
3. Logica win-win
4. Comunicazione
5. Capacità relazionali
6. Competenze, expertise
7. Leadership
8. Project management
9. Motivazione ed entusiasmo rispetto agli obiettivi da raggiungere, senso di appartenenza
10. Creatività
11. Conclusioni

1. Introduzione

Vogliamo, di seguito, condurre la riflessione su concetti di vitale importanza per la gestione del team.

Il team lavora per conseguire un obiettivo condiviso e non un insieme di obiettivi individuali.
Gli obiettivi personali devono essere allineati agli obiettivi del team e questi, a loro volta, a quelli aziendali. Ecco che diventa fondamentale capire come portare le persone a raggiungere insieme, ognuno con le proprie differenze, l’obiettivo finale.

“Si possono comprare le capacità di una persona, ma non si può comprare il suo cuore. Il suo cuore è dov’è il suo entusiasmo, dov’è la sua lealtà. Si può comprare la sua schiena, ma non si può comprare il suo cervello. Ed è dal suo cervello che provengono la sua creatività, la sua capacità d’immaginazione”.(nota)

Condivido quel filone di pensiero secondo cui non servono solo le tecniche per conseguire un risultato, ma anche creare una vera e propria “cultura” aziendale improntata sui valori.
“Valori” sono desideri e preferenze personali, morali, sociali scelti liberamente dopo un’attenta considerazione di più alternative, ma proprio per questo apprezzati e accolti nel profondo. I valori sono capaci di esaltare la crescita della persona.
La chiarezza sui propri valori porta a sviluppare una propria “vision”, ossia la visualizzazione creativa nella mente di un risultato finale che si vuol raggiungere, riuscendo a cogliere con intuito e immaginazione il divario tra il risultato e la realtà effettiva.

Dopo aver centrato i propri valori, la propria vision, l’individuo può passare a delineare la sua mission personale chiedendosi, cosa vuole dalla propria vita, quali sono le proprie capacità, cosa avrà potuto realizzare alla fine della sua vita. La mission personale contiene i valori nei quali l’individuo s’identifica, il sistema di convinzioni che definisce il proposito generale della propria vita. La mission personale porta l’individuo a visualizzare la sua ragione di esistere e suscita in lui motivazione e sfida.
Un dipendente che ha una chiara mission personale tenderà a uno stato di pro-attività in cui avrà consapevolezza e controllo del proprio pensiero, dei propri sentimenti e azioni; comportandosi in base ai propri valori, accantonerà la condizione di reattività tipica di chi non riesce a trattenere le proprie pulsioni e si comporta secondo sentimenti istintivi e abitudinari.
Individui con una chiara mission personale riescono a raggiungere un’elevata efficacia personale (nota) e sono capaci di visualizzare scenari di successo.

Nel team la mission personale dei suoi membri dovrebbe essere legata alla mission personale degli altri sotto il massimo comun divisore dell’efficienza personale.

Nel team le motivazioni personali dovrebbero essere esaltate nella motivazione d’insieme, pur mantenendo le individualità. Possiamo vedere nel team il “luogo” in cui affermare il rispetto dei valori di ognuno attraverso la cooperazione consapevole e illuminata di chi si muove verso uno scopo secondo la convinzione di chi appartiene a un equipaggio.

Un forte senso di efficacia aumenta la competenza e il benessere in diversi modi.

Quali sono, allora, le leve su cui agire per portare il team al successo?

2. Interdipendenza, collaborazione, senso di responsabilità condivisa

Il paradigma sociale più diffuso è quello dell’indipendenza, come se il lavoro di gruppo, la cooperazione e la comunicazione fossero in un secondo piano. Facendo un passo indietro, riscontriamo che anche l’indipendenza dalle circostanze e dagli altri non è così facile da raggiungere; ma, se anche un individuo raggiungesse l’indipendenza, senza l’interdipendenza, sarebbe un buon giocatore solitario, ma non un buon giocatore di squadra.
L’indipendenza (nota) è la capacità di ottenere quello che si vuole attraverso sforzi individuali.
L’interdipendenza è un concetto più maturo ed evoluto rispetto all’indipendenza, è il paradigma del “noi”; è la consapevolezza che lavorando insieme con gli altri si può realizzare molto di più di quanto si possa realizzare da soli.
L’interdipendenza è una caratteristica che dovrebbe contraddistinguere tutti i membri del gruppo.

3. Logica win-win

L’interdipendenza intesa come capacità di coniugare gli sforzi personali con quelli degli altri per conseguire un successo più grande, presuppone l’abbandono della logica del gioco a somma zero in cui se io vinco tu perdi, per abbracciare l’idea che la somma degli sforzi congiunti è notevolmente superiore alla semplice somma delle parti. Un risultato condiviso si raggiunge solo attraverso l’impegno e la pro-attività di tutti.

4. Comunicazione

La comunicazione e la sua efficacia sono aspetti di fondamentale importanza per il team. Un piccolo difetto nella comunicazione può essere di ostacolo al risultato che il team deve conseguire.
La comunicazione può essere letta sia come capacità di dare e ricevere feedback sia come passaggio d’informazioni.
Una comunicazione efficace richiede:

• gentilezza e cortesia
• risposte complete ed esaustive
• tenere informati sugli sviluppi tutti quelli che sono coinvolti nel progetto
• usare efficacemente i mezzi di comunicazione a disposizione
• condividere pensieri, idee, sentimenti
• rendere edotti gli altri membri del team quando si approva o disapprova una cosa
• assicurarsi di aver ben capito le reazioni degli altri prima di dichiararsi d’accordo o contrari.

La comunicazione è legata alla fiducia; situazioni di bassa fiducia determinano un basso livello di comunicazione, uno stile difensivo, un istinto di protezione. Tale tipo di comunicazione non incoraggia la collaborazione e porta a situazioni del tipo io vinco/tu perdi o io perdo/tu perdi.
Quando la fiducia nella relazione è di livello intermedio la comunicazione che si viene a creare è rispettosa ma non empatica; ci si capisce, ma non si ha voglia di approfondire ulteriormente. Ci si rispetta per evitare eventuali disagi che potrebbero crearsi. Tale tipo di comunicazione non promuove l’aprirsi degli interlocutori a nuove possibilità.
La comunicazione caratterizzata, invece, da un elevato livello di fiducia è capace di creare sinergia: 1 + 1 può fare 5; tutti gli interlocutori trovano gratificazione dall’iniziativa creativa che si determina dal loro scambio fiducioso e aperto(nota) .

5. Capacità Relazionali

La relazione è un legame tra due persone che dipende dalla qualità di fiducia che ognuno nutre per l’altro. Per essere dei buoni compagni di squadra e tenere alto il livello di fiducia è importante:

• agire con gentilezza, sincerità, rispetto, onestà e lealtà
• mantenere gli impegni, presentarsi puntuali e preparati alle riunioni
• terminare i lavori entro le scadenze prefissate
• fare bene il lavoro assegnato
• mantenere il riconoscimento e il senso di reciprocità
• mantenere vivo un atteggiamento di condivisione e non di passiva uniformità

6. Competenze, expertise

Il cuore di ogni team è dato dai suoi membri. È di sostanziale importanza riunire le persone giuste e dotate delle competenze fondamentali. Quando viene creato un team, benché sia stato analizzato cosa ci si aspetta da esso e siano state determinate le competenze indispensabili, si verifica che nessuno possiede in modo spiccato tutte le competenze necessarie. Per questo motivo il team leader deve essere in grado di sfruttare al massimo i talenti e a neutralizzare le debolezze.

Le competenze possono essere:

• tecniche: riferite all’esperienza specifica di ciascuno
• di problem solving: capacità di analizzare una situazione difficile ideando una soluzione.
• relazionali: capacità di lavorare efficacemente con gli altri
• organizzative

Alcune linee guida per sfruttare al meglio le differenti prospettive e risorse offerte da ciascun individuo:

• condividere tutto ciò che si sa, informazioni, esperienze e know how
• imparare a conoscere la vita personale e professionale degli altri componenti per capire il modo di agire e di pensare
• iniziare a collaborare su compiti più semplici
• incoraggiare comportamenti improntati all’apertura e alla condivisione trovando soluzioni in cui tutti i membri del team riescono a trarre vantaggio dalle soluzioni adottate.

7. Leadership

La leadership è un argomento di cui si è tanto discusso e su cui molto è stato scritto; per questo motivo resta difficile darne una connotazione ben definita ed esaustiva. Possiamo, tuttavia, intenderla come arte di guidare le persone. Mentre l’abilità di guidare le persone, intesa come principi di base, può essere appresa attraverso la formazione, l’arte della leadership intesa come eccellenza nell’esprimere tale abilità, supera ogni regola e dimora solo nella capacità del leader di avere un’anima, cioè una visione concepita per vivere oltre da sé, secondo un’autentica inclinazione alla responsabilità (nota) .
La leadership dovrebbe essere intesa come modalità di gestione quotidiana del team; essere leader significa condurre il proprio team verso il raggiungimento di un obiettivo, in un clima relazionale positivo e di reciproca fiducia, in cui essere in grado d’influenzare il comportamento degli altri attraverso il riconoscimento del gruppo.

Ogni team ha bisogno di un leader (team leader) che sia in grado di:

• offrire disponibilità e accessibilità, senza essere distaccato
• mantenere una visione chiara
• favorire la condivisione delle informazioni chiedendo apertamente di ricevere input
• facilitare l’apprendimento del gruppo attraverso la scelta di persone che hanno la volontà di apprendere in base alle specifiche necessità che si vengono a creare a mano a mano che il progetto si sviluppa, dando alle persone la possibilità di sperimentare e diventare consapevoli dell’apprendimento legato all’esperienza negoziare con lo sponsor (nota)
• mediare i conflitti
• identificare le risorse necessarie
• assicurare che tutti forniscano il proprio contributo

Mentre il manager decide, delega, dirige e programma il lavoro altrui, il leader:

• è membro attivo del team
• è coach per i membri del gruppo, vale a dire è capace di tirar fuori da ognuno le proprie potenzialità, ottimizzando di conseguenza le performance. Attraverso il coaching i membri del gruppo possono ritrovare motivazione, superare i propri limiti attraverso l’acquisizione di nuove skills, assumere nuove responsabilità e provare maggiore gratificazione dal proprio lavoro(nota)
• è capace di imprimere una direzione che gli altri possano seguire
• possiede buone doti di comunicazione
• è capace di dare e ricevere feedback
• sa raggiungere alti livelli di performance
• sa motivare il team
• sa indirizzare il team verso i suoi obiettivi(nota)

8. Project management

Il project management è un elemento indispensabile per guidare il team verso i risultati prestabiliti. Si tratta, infatti, di un insieme di attività finalizzate alla realizzazione degli obiettivi di un progetto in un arco temporale ben definito. I progetti prevedono una fase di pianificazione, un processo d’implementazione, il monitoraggio dell’avanzamento e una conclusione. La fase iniziale prevede:

• composizione del team in termini di competenze, responsabilità e meccanismi di delega
• definizione di obiettivi chiari e specifici, descrizione delle attività macro e micro, stima del tempo necessario per ognuna di esse e assegnazione
• costruzione di un planning
• analisi dei vincoli, identificazione delle fonti di rischio e della durata
• definizione dei milestone per l’avanzamento

Si propone di seguito uno schema che potrebbe essere utile per gestire lo stato di avanzamento del progetto:

9. Motivazione ed entusiasmo rispetto agli obiettivi da raggiungere

Per parlare di motivazione parto da un esempio che spiega in modo esaustivo il concetto. La motivazione a svolgere il proprio lavoro è un fattore legato al senso di appartenenza ed entrambi nel team sono di fondamentale importanza.

Nel team le persone dovrebbero assumere un impegno personale a comportarsi con rispetto, lealtà, impegno e basare le proprie azioni sull’idea che i bisogni del team hanno priorità su quelli personali. Nel team le persone condividono un obiettivo comune, per raggiungerlo collaborano e uniscono i loro sforzi per un risultato più grande.

Come tenere alta la motivazione del team?

• Favorendo la partecipazione di tutti
• Stimolando la condivisione e la comunicazione
• Offrendo appoggio e protezione in caso di bisogno
• Facendo sentire il valore e l’importanza del contributo di ciascuno

Per ottenere tutto questo è importante il ruolo del team leader in termini di capacità di riconoscere il valore delle differenze rispetto all’obiettivo comune. È importante che egli sappia infondere fiducia e ottimismo, cogliere i segnali di demotivazione e intervenire prontamente cercando, magari, momenti di svago per far conoscere meglio fra loro i membri del team(nota) .

10. Creatività

Il team ha bisogno di persone che oltre alle competenze e all’expertise necessarie per soddisfare le esigenze di business, abbiano un atteggiamento curioso, positivo, disposto a mettere in discussione e una buona dose d’intuizione. Queste caratteristiche personali consentono al team di adottare soluzioni creative ai problemi e utilizzare specifiche tecniche per elaborare nuove idee.

11. Conclusioni

Per concludere viene riportata in forma sintetica una piccola guida per la risoluzione dei problemi che potrebbero insorgere all’interno del team.
 

DOI  10.4439/mm7