Sommario

1. L’Organismo di Vigilanza
2. Funzioni e poteri
3. Responsabilità
4. Flussi informativi “da” e “verso” l’Organismo di Vigilanza

1. L’Organismo di Vigilanza

Il D.Lgs. 231/2001, allineando l’ordinamento giuridico italiano alle più progredite legislazioni straniere, ha introdotto una forma di responsabilità degli enti collettivi per i reati commessi (dalla persona fisica) nell'interesse o a vantaggio dell'ente medesimo, che si aggiunge a quella dell’autore materiale dell’illecito penalmente rilevante.
Perché sia configurabile la responsabilità amministrativa dell’ente devono ricorrere tre condizioni fondamentali:

• deve essere stato commesso un reato a cui la legge collega la responsabilità dell’ente;
• il reato deve essere stato commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente;
• l’autore del reato deve essere un soggetto apicale ovvero un sottoposto.

Il Decreto, negli artt. 6 e 7, ha tuttavia previsto una forma di esonero dalla responsabilità dell’ente che dimostri di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi. In particolare, ai fini dell’esonero dalla responsabilità amministrativa, le misure da adottare sono di due tipi:

• l’adozione del Modello di organizzazione e gestione;
• l’istituzione di un apposito Organo di Vigilanza.

All’adozione di un modello di organizzazione, gestione e controllo devono immediatamente seguire gli atti necessari a garantire la piena operatività dell’Organismo di Vigilanza deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza del medesimo modello. L’organo dirigente, quindi, al momento della formale adozione del modello dovrà disciplinare gli aspetti principali relativi al funzionamento dell’Organismo (es. modalità di nomina e revoca, durata in carica) e ai requisiti soggettivi dei suoi componenti. La nomina generalmente spetta agli amministratori che con apposita delibera nominano i membri dell’Organismo di Vigilanza, verificando i requisiti richiesti per ricoprire tale ruolo.
L’organo amministrativo, nella scelta dei membri dell’Organismo di Controllo, deve pertanto valutare elementi quali la professionalità dei membri, intesa come possesso di adeguate competenze specialistiche in relazione al campo di attività dell’ente e l’onorabilità degli stessi, intesa come assenza di cause d’ineleggibilità già previste per i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione e di controllo estese, eventualmente, a precedenti sentenze di condanna o patteggiamento per i reati previsti dal decreto.
L’Organismo di Vigilanza, una volta nominato, dovrà disciplinare il proprio funzionamento interno. A tale proposito è opportuno che l’Organismo formuli un regolamento delle proprie attività.
Sempre l’Organismo di Vigilanza dovrà definire tutti quegli aspetti attinenti alla sua continuità d’azione da realizzarsi anche attraverso il supporto di una struttura interna dedicata, quali la calendarizzazione dell’attività, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi dalle strutture aziendali all’Organismo.
Caratteristica fondamentale e imprescindibile dell’Organismo di Vigilanza è l’autonomia e l’indipendenza dello stesso rispetto agli altri organi aziendali. Il venir meno di questa caratteristica minerebbe irreparabilmente anche il miglior modello organizzativo in quanto mancherebbe uno dei presupposti per l’esimente dai reati oggetto del decreto.

I requisiti di autonomia e indipendenza sono fondamentali perché l’Organismo di Vigilanza non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo.
La struttura si pone in relazione con le dimensioni e con le peculiarità dell’ente. In prima analisi la scelta si pone tra:

• organo monocratico;
• organo collegiale.

Per quanto attiene alla revoca dei membri o alla loro sostituzione è importante segnalare che, in analogia a quanto avviene per il Collegio Sindacale, il Presidente dell’Organismo (o un suo membro) non può essere revocato dall’organo amministrativo (o dall’Assemblea) se non per giusta causa, accertata dall’organo amministrativo stesso (o dall’Assemblea) in seduta congiunta con il Collegio Sindacale (ove esista) cui partecipano anche gli altri membri dell’Organismo.
Per quanto attiene invece alla decadenza, i membri dell’Organismo decadono in caso di perdita dei requisiti di onorabilità e professionalità; il Presidente dell’Organismo decade anche in caso di perdita dei requisiti d’indipendenza e non esecutività.

Relativamente alla durata dell’incarico, abitualmente esso è triennale.

Tavola 1

 Una volta nominato, l’Organismo di Vigilanza dovrà disciplinare il proprio funzionamento attraverso l’adozione di un regolamento.

Tavola 2

2. Funzioni e poteri

Premesso che la responsabilità ultima dell’adozione del Modello resta in capo all’organo amministrativo, all’Organismo di Controllo è affidato il compito di vigilare con autonomi poteri di iniziativa e controllo; tale vigilanza si esplica:

• sul funzionamento e l’osservanza delle prescrizioni contenute nel Modello da parte degli Organi Sociali, del personale, dei collaboratori e di qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto dell’ente;
• sulla reale efficacia e adeguatezza del modello in relazione alla struttura aziendale e all’effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati di cui al decreto;
• sull’opportunità di aggiornamento del modello, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso in relazione a mutate condizioni aziendali e/o normative.

Tavola 3

Nell’espletamento di tale attività, l’Organismo di Vigilanza può assumere informazioni da qualsiasi struttura e/o persona dell’ente e accedere a tutti i documenti aziendali.
Le attività che l’Organismo di Vigilanza intende svolgere devono essere riportate in un documento predisposto abitualmente con periodicità annuale, solitamente denominato Piano di Azione o Piano Operativo dell’Organismo di Vigilanza.
Una delle funzioni assolte dal Piano Operativo è la definizione delle risorse finanziarie (budget dell’Organismo di vigilanza), strumentali e umane necessarie.

3. Responsabilità

I componenti dell’Organismo di Vigilanza debbono possedere, tra i vari requisiti, quello della professionalità, ovvero avere competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che sono chiamati a svolgere. In tal senso emergono chiaramente le assonanze con i requisiti richiesti per i membri del Collegio Sindacale (pur tenendo chiaramente distinti i diversi tipi di controllo esercitati dai due organi); infatti l’art. 2407 del Codice Civile recita che i “sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico”. È quindi possibile affermare che il tipo di responsabilità dei componenti l’Organismo di Vigilanza sia la stessa dei componenti il Collegio Sindacale.

4. Flussi informativi “da” e “verso” l’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza ha il compito di fornire chiarimenti a tutte le unità organizzative in merito al significato e all’applicazione degli elementi del Modello.
Sono assegnate generalmente all’Organismo di Vigilanza due linee di reporting verso gli Organi dell’ente:

• la prima, su base continuativa, in tutti i casi in cui si ritiene opportuno, direttamente col vertice dell’organo amministrativo;
• la seconda, su base periodica annuale, tramite una relazione scritta che riporti anche l’informativa sullo stato del Modello Organizzativo, all’intero organo amministrativo.

Vi sono, inoltre, una serie di flussi informativi che pervengono all’Organismo di Vigilanza provenienti dalle diverse aree aziendali.
L’Organismo di Vigilanza ha il compito di monitorare tutte le operazioni potenzialmente sensibili e di predisporre un efficace sistema di comunicazione interna per consentire la trasmissione e raccolta di notizie rilevanti per il D.Lgs. 231/01.
È compito dell’Organismo di Vigilanza promuovere l’attivazione di eventuali provvedimenti disciplinari in caso di accertate violazioni del Modello, anche in maniera indipendente dall’eventuale procedimento della magistratura.
La definizione di misure disciplinari (commisurate alla violazione e dotate di deterrenza) applicabili in caso di violazione delle regole previste dal Modello, rende efficiente l'azione di vigilanza dell'Organismo di Vigilanza e ha lo scopo di garantire l'effettività del Modello stesso.
Il sistema disciplinare costituisce, infatti, ai sensi dell'art. 6 primo comma lettera e) del D.Lgs. 231/2001, un requisito essenziale del Modello medesimo ai fini dell'esimente rispetto alla responsabilità dell'ente.
 

DOI  10.4439/rsc9

Fac-simile di regolamento dell’Odv

ENTE …………………….

Regolamento
dell’Organismo di Vigilanza

Approvato in data ……………..

Articolo 1
Composizione dell’ Organismo di Vigilanza

In conformità a quanto previsto dall’art.6 del D.Lgs. 231/2001 è costituito l’Organismo di Vigilanza (di seguito “OdV”) dell’ente ............. (di seguito “.............”) come funzione interna all’ente, dotata di tutti i poteri necessari per assicurare una puntuale ed efficiente vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo dell’ente.
L’organismo si compone di un numero di 3 componenti, scelti e nominati collegialmente dal Consiglio di Amministrazione di ............., individuati tra persone dotate di autonomia, indipendenza e professionalità.
I componenti dell’OdV restano in carica per un periodo di tre esercizi, e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica e sono rieleggibili.
Le funzioni di componente dell’OdV non sono in alcuna misura delegabili.

Articolo 2
Funzione e compiti dell’Organismo di Vigilanza

All’OdV è affidato il compito di vigilare:
a) sull’effettività e sull’osservanza del Modello da parte dei Dipendenti, degli Organi Sociali, dei Consulenti e dei Business Partner nella misura in cui è richiesta a ciascuno di loro;
b) sull’efficacia e adeguatezza del Modello in relazione alla struttura aziendale ed alla effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati di cui al D.Lgs 231/2001 (i Reati);
c) sull’opportunità di aggiornamento del Modello, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso in relazione a mutate condizioni aziendali e/o normative. A tal fine, all’OdV sono, altresì, affidati i compiti di:
• supervisionare le procedure di controllo previste dal Modello;
• condurre ricognizioni sull’attività aziendale ai fini dell’aggiornamento della mappatura dei Processi Sensibili;
• effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o specifici atti posti in essere dall’ente ............., soprattutto nell’ambito dei processi e delle attività a rischio reato (Processi e Attività Sensibili), i cui risultati devono essere riassunti in un apposito rapporto agli Organi Sociali deputati;
• coordinarsi con il management aziendale per valutare l’adozione di eventuali sanzioni disciplinari, fermo restando la competenza di quest’ultimo per l’irrogazione della sanzione e il relativo procedimento disciplinare;
• coordinarsi con il responsabile incaricato per la definizione dei programmi di formazione per il personale affinché siano pertinenti ai ruoli ed alle responsabilità del personale da formare e per la definizione del contenuto delle comunicazioni periodiche da farsi ai Dipendenti e agli Organi Sociali, finalizzate a fornire agli stessi la necessaria sensibilizzazione e le conoscenze di base della normativa di cui al D.Lgs. 231/2001;
• monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello ed ove necessario contribuire a predisporre la documentazione interna necessaria al fine del funzionamento del Modello, contenente istruzioni d’uso, chiarimenti o aggiornamenti dello stesso;
• raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere a lui trasmesse o tenute a sua disposizione;
• coordinarsi con le funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per il miglior monitoraggio delle attività in relazione alle procedure stabilite nel Modello. A tal fine, l’OdV ha libero accesso a tutta la documentazione aziendale che ritiene rilevante e deve essere costantemente informato dal management:
d) sugli aspetti dell’attività aziendale che possono esporre l’ente ............. al rischio di commissione di uno dei Reati;
e) sui rapporti con i Consulenti e con i Business Partner che operano per conto dell’ente nell’ambito di Operazioni Sensibili;
f) sulle operazioni straordinarie dell’ente:
• interpretare la normativa rilevante e verificare l’adeguatezza del Modello a tali prescrizioni normative;
• coordinarsi con le funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per valutare le esigenze di aggiornamento del Modello;
• attivare e svolgere le inchieste interne, raccordandosi di volta in volta con le funzioni aziendali interessate, per acquisire ulteriori elementi di indagine (es. per l’esame dei contratti che deviano nella forma e nel contenuto rispetto alle clausole standard dirette a garantire l’ente ............. dal rischio di coinvolgimento nella commissione dei Reati, per l’applicazione di sanzioni disciplinari, ecc.);
• proporre al management le opportune integrazioni ai sistemi di gestione delle risorse finanziarie (sia in entrata che in uscita), già presenti nell’ente, per introdurre alcuni accorgimenti idonei a rilevare l’esistenza di eventuali flussi finanziari atipici e connotati da maggiori margini di discrezionalità rispetto a quanto ordinariamente previsto.

Articolo 3
Pianificazione delle attività

Nel rispetto delle funzioni indicati all’art. 2) l’OdV, in totale autonomia, nella pianificazione delle proprie attività definisce di volta in volta i criteri di selezione ed i programmi di verifica relativamente alle operazioni e/o ai processi da analizzare, per quelle attività e/o aree cosiddette “a rischio reato”. Tale pianificazione dovrà essere documentata da apposito verbale. In presenza di figure professionali esterne a cui l’Odv può ricorrere, sarà cura dell’Organismo comunicare la natura, gli obiettivi e le metodologie di verifica da utilizzare per svolgere il mandato loro attribuito dal Consiglio di Amministrazione.
Qualora uno qualsiasi dei membri dell’OdV venga in possesso di informazioni pertinenti le proprie funzioni che possa richiedere lo svolgimento di verifiche suppletive rispetto a quelle previste nella normale attività, o comunque ritenga utile l’effettuazione di una determinata indagine, i criteri e le procedure di esame di quel determinato evento devono essere concordati collegialmente e devono essere documentati in apposito verbale.
L’OdV, al fine di poter assolvere in modo esaustivo ai propri compiti, deve:
• disporre di mezzi finanziari (art. 8) adeguati per lo svolgimento delle attività di vigilanza e controllo previste dal Modello;
• essere dotato di poteri di richiesta ed acquisizione di dati, documenti e informazioni da e verso ogni livello e settore dell’ente .............;
• essere dotato di poteri di indagine, ispezione e accertamento dei comportamenti (anche mediante interrogazione del personale con garanzia di segretezza e anonimato), nonché di proposta di eventuali sanzioni a carico dei soggetti che non abbiano rispettato le prescrizioni contenute nel Modello.

Articolo 4
Compito di informazione degli organi sociali

L’OdV riferisce, in merito all’attuazione del modello ed al suo sviluppo:
• su base continuativa alla Direzione dell’ente .............;
• al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale almeno annualmente, sullo stato di attuazione del Modello, evidenziando le attività di verifica e di controllo compiute, l’esito di dette attività, le eventuali lacune del Modello emerse, i suggerimenti per le eventuali azioni da intraprendere.
L’OdV potrà chiedere di essere sentito dal Consiglio di Amministrazione ogni qualvolta ritenga opportuno un esame o un intervento di siffatto organo in materie inerenti il funzionamento e l’efficace attuazione del Modello.
L’OdV potrà, a sua volta, essere convocato in ogni momento dal Consiglio di Amministrazione e dagli altri Organi Sociali per riferire su particolari eventi o situazioni relative al funzionamento e al rispetto del Modello.

Articolo 5
Coordinamento

Per garantire un più efficace funzionamento dei propri lavori, l’OdV procede, fra i suoi componenti, alla nomina di un membro con funzioni di Presidente e di un membro con funzioni di Vicepresidente che acquisisce anche la funzione di Segretario.
Il Presidente assente o impossibilitato è sostituito in tutte le sue attribuzioni dal Vicepresidente.
Il Presidente svolge funzioni di supervisione e cura gli aspetti di coordinamento e di organizzazione dell’attività da svolgere.

Articolo 6
Riunioni

La frequenza minima delle riunioni dell’OdV è stabilita dai membri dell’OdV. L’ OdV si riunisce su convocazione del suo Presidente o, in caso di sua assenza o impedimento, da un altro componente dell’Organismo.
Le riunioni dell’OdV avranno luogo normalmente presso gli uffici dell’ente ............. o presso altre sedi concordate tra i suoi componenti.
E' inoltre convocato dal Presidente o dal Vicepresidente ogniqualvolta i citati membri ne ravvisino la necessità, nel luogo fissato, a mezzo di apposito avviso trasmesso a tutti i componenti, nonché in caso di richiesta anche di uno solo dei suoi componenti ovvero di uno degli altri organi sociali quali il Collegio Sindacale o il Consiglio di Amministrazione.
L’avviso di convocazione può essere inviato utilizzando qualsiasi mezzo di comunicazione, anche informatico, (di cui si consti il ricevimento della notizia), almeno otto giorni prima della data di riunione. Preferibilmente l’avviso di convocazione contiene l’ordine del giorno della riunione. In caso di urgenza l’avviso di convocazione può tuttavia essere inviato dal Presidente o da un membro dell’OdV con un preavviso minimo di ventiquattro ore.
Il Presidente ed il Vicepresidente-Segretario redigono e sottoscrivono i verbali delle riunioni che vengono conservati a cura del Vicepresidente-Segretario in ordine cronologico.
Per la validità delle deliberazioni occorre la presenza della maggioranza dei membri in carica.

Articolo 7
Validità delle riunioni e delle delibere

La riunione dell’OdV è validamente costituita quando è presente la maggioranza dei suoi componenti. Le deliberazioni sono prese a maggioranza assoluta di voti. A parità dei voti prevale quello di chi presiede la riunione.
L’assenza ingiustificata per più di due riunioni consecutive comporta la decadenza dalla carica. Alle adunanze dell’OdV possono partecipare, con funzione informativa e consultiva, altri soggetti (membri del Collegio Sindacale, ecc.) che possano avere rilevanza con l’ordine del giorno della riunione stessa qualora espressamente invitati dall’OdV.
La riunione può svolgersi anche con gli intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, collegati in audioconferenza o videoconferenza, con modalità di cui dovrà essere dato atto nel verbale.

Articolo 8
Autonomia di spesa

L’OdV, per ogni esercizio solare, richiede un budget di spesa per l’esecuzione della propria attività che deve essere deliberato, insieme al consuntivo delle spese dell’anno precedente, dal Consiglio di Amministrazione dell’ente ..............
L’OdV delibera in autonomia e indipendenza le spese da effettuarsi nei limiti del budget approvato e rimanda a chi dotato dei poteri di firma nell’ente ............. per sottoscrivere i relativi impegni.
In caso di richiesta di spese eccedenti il budget approvato, l’OdV dovrà essere autorizzato dal Presidente dell’ente ............. nei limiti delle sue deleghe o direttamente dal Consiglio di Amministrazione.

Articolo 9
Raccolta e conservazione delle informazioni

Tutte la documentazione concernente l’attività svolta dall’OdV (segnalazioni, informative, ispezioni, accertamenti, relazioni etc.) è conservata per un periodo di almeno 10 anni (fatti salvi eventuali ulteriori obblighi di conservazione previsti da specifiche norme) in apposito archivio (cartaceo e/o informatico), il cui accesso è consentito esclusivamente ai componenti dell’OdV.

Articolo 10
Cause di rinuncia

Nel caso in cui un componente intenda rinunciare all’incarico deve darne motivata comunicazione al Presidente ed al Consiglio di Amministrazione.
L’eventuale integrazione dell’organo, in caso di rinuncia o di decadenza di uno dei membri, può avvenire già nel primo Consiglio di Amministrazione dell’ente ............. successivo.

Articolo 11
Revoca dell’Organismo di Vigilanza

La revoca dell’OdV è atto del Consiglio di Amministrazione dell’ente ..............