Sommario

1. Il ruolo secondo il quadro legislativo di riferimento
2. Impostazione del Processo
3. Manutenzione del Processo
4. Conclusioni

1. Il ruolo secondo il quadro legislativo di riferimento

Il D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81, riporta la definizione di Preposto all’art. 1, comma 1, lett. e); tale definizione può essere schematizzata come in Tavola 1.

Tavola 1

Osservazioni complementari:

• parole chiave associate al Preposto: controllo, verifica, supervisione, responsabilità
• esempi tipici di Preposto, a meno di altre deleghe e attribuzioni: capo turno di officina o responsabile di produzione, responsabile della manutenzione, responsabile del laboratorio (laddove nello stesso operino altri oltre a lui, alle sue dipendenze gerarchiche), responsabile dell’amministrazione o del personale (idem).

Attingendo alla giurisprudenza, il decreto ha quindi chiarito all’art. 19, gli obblighi che il Preposto ha, nonché (altrove) le sanzioni cui è sottoposto in caso non vi adempia come richiesto. Spingendosi a sancire per esplicito il principio dell’effettività all’art. 299: chiunque svolga nei fatti il ruolo del Preposto, ne sia consapevole o meno, assume i corrispondenti obblighi ed è sottoposto alle relative sanzioni.
In un quadro quale quello sopra descritto, in cui in sostanza:

• il ruolo del Preposto è definito
• sono chiari i suoi obblighi
• sono chiare le sanzioni in cui incorre nel caso non vi si attenga
• è chiaro che quanto sopra vale per chiunque si trovi in concreto a svolgere il ruolo di Preposto, sia stato o meno ufficialmente investito di tale ruolo, o informato in merito per l’azienda è una questione etica e di trasparenza informare il personale pertinente di quanto sopra, prima ancora che un dovere di adempimento.

Per procedere, il datore di lavoro deve avere chiaro il quadro dei Preposti presenti e operanti all’interno della propria azienda. Inoltre deve mantenere il quadro aggiornato a fronte di ogni cambiamento organizzativo. Non basta quindi che imposti il Sistema una prima volta: deve anche procedere a una sua corretta manutenzione. Infatti, in ogni momento potrebbe essere chiamato a dimostrare che tutti i Preposti “attivi” sono stati correttamente informati degli obblighi che gravano su di loro, e dei compiti e responsabilità che ne discendono in conseguenza della specifica posizione che occupano in Azienda.

2. Impostazione del Processo

Occorre, innanzitutto, mappare i Preposti aziendali, seguendo gli Step suggeriti in Tavola 2:

Tavola 2

Una volta eseguita la mappatura, si procede con l’informazione agli interessati sui contenuti del ruolo secondo gli Step suggeriti in Tavola 3, particolarmente efficaci per ottenerne il coinvolgimento:

Tavola 3

Osservazioni:
Step A: giova rivedere tutte le posizioni aziendali in modo critico. Infatti, può accadere che, a un esame più attento, si “scoprano” come Preposti di fatto ruoli e persone che non erano supposti esserlo.
Step C: le Job Description sono documenti in cui si sintetizzano il ruolo aziendale e altre informazioni significative quali la scolarità, la formazione e l’esperienza richieste per lo svolgimento del ruolo stesso. È buona norma mantenerle aggiornate e condividerle/consegnarle agli interessati, allo scopo di mantenere chiaro il ruolo atteso. È ovvio che tali documenti debbano riferirsi anche agli obblighi di legge che il ruolo impone, ma spesso risulta troppo oneroso, in vista di possibili variazioni legislative, riportarveli per esteso. Per motivi di agilità, è preferibile contenere tali informazioni in un documento a parte. Da qui (anche) nasce l’idea della lettera.
Step D: una lettera personalizzata è un buon mezzo per informare e coinvolgere nello stesso tempo il Preposto. Ne è pre-condizione che sia redatta in modo tempestivo e coerente con la Job Descritpion stessa, insieme con la quale dovrebbe essere consegnata all’interessato. La firma del datore di lavoro favorisce la percezione dell’importanza dell’atto ed evidenzia il ruolo attivo dello stesso nel promuovere la sicurezza. Richiedere una contro-firma in calce da parte dell’interessato rafforza il messaggio. Il contenuto calato sulla specifica realtà aziendale risulta di particolare efficacia.
Step E: per l’atto di consegna e spiegazione, occorre valutare le modalità più idonee per la realtà aziendale in questione. Si possono convocare gruppi di preposti omogenei in seduta plenaria, procedendo a una spiegazione punto per punto, lasciando lo spazio per domande di chiarimento e incoraggiando la riflessione. Può invece giovare organizzare incontri singoli specialmente in presenza di situazioni conflittuali o molto sindacalizzate, o con Preposti operativi di officina (produzione, manutenzione). È preferibile in ogni caso la presenza del datore di lavoro o di un suo delegato, oltre al RSPP. Ovviamente il coinvolgimento del Preposto è rafforzato dalla lettera e dalla richiesta che vi apponga la propria firma, ma il suo committment generale deve essere già attivato grazie alle attività in tal senso svolte in precedenza.
NB: conviene rilevare che la lettera in questione è preferibilmente da consegnare insieme con un’analoga lettera relativa agli obblighi, compiti e responsabilità del Lavoratore. Infatti, non bisogna dimenticare che il Preposto è innanzitutto un lavoratore, e che lavoratori sono anche tutti i dirigenti (tali definiti ai sensi del D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81) e il datore di lavoro stesso. In questo modo il Preposto ha il quadro completo della situazione.

3. Manutenzione del Processo

La manutenzione del Sistema avviene secondo quanto suggerito in Tavola 4:

Tavola 4

4. Conclusioni

L’approccio suggerito consente al datore di lavoro di adempiere gli obblighi d’informazione al Preposto stabiliti dal D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81, e nello stesso tempo gli fornisce l’opportunità di svolgere un ruolo attivo, di potenziale grande efficacia, nella promozione della Salute e Sicurezza in azienda. Tuttavia è necessario ricordare che il terreno deve già essere diventato fertile in tal senso, grazie a tutta una serie di azioni concrete progettate e attuate con rigore. Il Preposto grazie alla lettera personalizzata percepisce il peso dell’obbligo cui è tenuto, ma deve anche sentire l’appoggio del datore di lavoro e dell’intera organizzazione, tramite segnali fattivi e coerenti che sono trasmessi con continuità. Se manca questo presupposto, nessuna azione sarà efficace nell’ottenere il committment, né dei Preposti, né di ogni altra figura aziendale.

 DOI 10.4439/rsc2

Esempio di lettera al Preposto

Intestazione aziendale

 
Città XX, lì …………………

All’att.ne sig. ……………………………………
Supervisore di produzione

Oggetto: Compiti e Obblighi in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro (ai sensi del Dlgs n.81/08 e s.m.i.)

Gentile Sig. ………………,

Ad integrazione e chiarimento delle vigenti disposizioni organizzative, si precisa che il ruolo di Supervisore di produzione da Lei ricoperto nell’ambito dell’organizzazione aziendale, per competenza e attribuzione nella materia specifica della prevenzione dei rischi lavorativi, è tale da qualificarla come PREPOSTO ai sensi del Decreto Legislativo n.81/2008 (Testo Unico per la Salute e Sicurezza), cui ogni altra norma di prevenzione applicata in azienda fa riferimento.
In virtù di quanto sopra, e in conformità con il sopra citato Decreto Legislativo, si ricordano gli obblighi e i compiti di pertinenza, riguardo alle attività presiedute e ai rapporti con il personale di sua responsabilità:

A. Obblighi generali

• Nel gestire i collaboratori, tener conto delle capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e sicurezza, informando tempestivamente il Medico Competente e/o i superiori in caso di criticità.
• Vigilare affinché coloro, fra i collaboratori, per i quali vige l’obbligo di sorveglianza sanitaria, non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio d’idoneità.
• Assicurare la disponibilità del personale per l’esecuzione degli interventi formativi previsti in materia di Salute, Sicurezza e Igiene del lavoro, in linea con le direttive/iniziative aziendali, e proporne nuove in caso di necessità.
• Eseguire la formazione/informazione obbligatoria sui rischi specifici di mansione e macchina, e vigilare affinché da parte dei collaboratori le misure di Prevenzione e Protezione siano rispettate.
• Eseguire l’adeguata informazione, formazione e addestramento sull’utilizzo delle macchine e attrezzature, sui dispositivi di sicurezza, sui DPI e altro (es. laddove applicabile sui prodotti chimici).
• Vigilare affinché, in generale, nelle aree di responsabilità, le norme di legge vigenti e le procedure aziendali in materia di sicurezza e igiene del lavoro siano rispettate, informando puntualmente i superiori di ogni caso di persistente inosservanza, e in merito a comportamenti non adeguati sotto il profilo della sicurezza.
• Vigilare affinché, nelle aree di responsabilità, in particolare, le misure contenute nel Piano di Emergenza aziendale (Prevenzione Incendi, Primo Soccorso, Ambiente e altro) siano rispettate, e che salvo eccezioni debitamente motivate, ai collaboratori o ad altri lavoratori non sia richiesto di riprendere la propria attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato.
• Segnalare tempestivamente ai superiori ogni situazione di pericolo che si verifichi durante il lavoro, incluse eventuali carenze o malfunzionamenti dei macchinari o delle attrezzature, delle quali venga a conoscenza direttamente in base all’esperienza e alla formazione ricevuta, durante gli accertamenti in merito alle condizioni dell’ambiente di lavoro, o dalle verifiche sistematiche eseguite per la salute e sicurezza, o perché informato dai collaboratori, attivandosi per la gestione della situazione immediata, tramite misure alternative temporanee in grado di garantire l’incolumità degli addetti.
• In ogni situazione di pericolo grave e immediato, informare i collaboratori e gli altri lavoratori interessati alla situazione stessa, il prima possibile, riguardo al rischio e alle relative misure di prevenzione e protezione prese o da prendere.

B. Obblighi specifici del suo settore di attività:

• Vigilare affinché i lavoratori impiegati nell’area di responsabilità utilizzino i Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) indicati nelle schede di mansione e macchina, o in altre disposizioni aziendali, o prescritti dal medico competente. In caso di persistente inosservanza delle disposizioni in merito, e di ogni problema o carenza inerente ai DPI, informare tempestivamente i superiori.
• Vigilare affinché soltanto i collaboratori che hanno ricevuto adeguata qualificazione, o informazione, formazione e addestramento appropriati, accedano alla guida di mezzi speciali (es. carrelli elevatori), alla conduzione di gru o altri impianti di sollevamento, alle attività di carica batterie, o comunque interagiscano con zone o attività che li espongono, o di riflesso espongono altri, a un rischio specifico; informare i collaboratori di tali rischi, e delle relative disposizioni in materia di prevenzione e protezione.

Ricordiamo che quanto sopra specificato deve essere considerato in aggiunta agli obblighi e ai compiti cui, secondo il già citato Dlgs n.81/08, comprese le eventuali modifiche e integrazioni, chi ricopre la posizione è tenuto ad attenersi in quanto, a tutti gli effetti, LAVORATORE presso l’azienda.

Sig. ………………………

Datore di lavoro/direttore di stabilimento/amministratore delegato

Azienda XYXYXYX

Firma …………………………………………….