Se vi trovate nella situazione di gestire una miriade di problemi, per i quali dovete lasciare traccia della vostra azione e dell’azione dei componenti dell’organizzazione, se avete dei dubbi, ad esempio, da quale parte iniziare e soprattutto come fare a non trovarvi ogni volta di nuovo all’inizio, se pensate di dovervi caricare di tutte le irresponsabilità degli altri, se la legge 81/08 invece di aiutarvi vi sta rendendo la vita impossibile, se è già la sesta volta che ripetete al preposto quali sono i suoi compiti, allora è il momento di ricorrere al prof. Vilfredo Pareto.
Il Pof. Vilfredo ragionava così (perdonatemi la semplificazione): dati 7 difetti di un determinato sistema…

… e ordinandoli in maniera decrescente sulla base dell’incidenza sulla qualità del nostro sistema (fattori), ci accorgeremo che eliminando o riducendo del 20 % il difetto 1, avremo risolto l’80% dei problemi.
In termini pratici, sulla vostra scrivania avrete 10 pratiche, 2 sono quelle che rinviate continuamente perché di difficile risoluzione, 8 sono quelle per le quali ritenete opportuno lavorare … in quanto di più facile risoluzione. Bene! Quando le avrete risolte tutte e 8, vi accorgerete che le problematiche si sono ridotte appena del 20%, a questo punto sarete stanchi, il tempo residuo a disposizione risulterà insufficiente e nel frattempo sulla vostra scrivania le pratiche in sospeso saranno diventate 12!
Se non vi trovate in questa situazione, potete interrompere la lettura qui… se invece vi trovate già in un ambiente a voi familiare, iniziamo a organizzare le nostre attività.

Un Servizio di Prevenzione e Protezione deve innanzitutto organizzare se stesso, verificare le scadenze, ripartire i compiti e verificarne l’attuazione; è la prima check list e la chiameremo Piano di Monitoraggio (vedi esempio allegato).
Per ogni attività, a nostra volta, avremo la necessità di avere una prova documentale, che ci permetta di considerare chiusa questa problematica.
Ecco che diviene importante stabilire, tramite le check list, le attività dei responsabili, ad esempio gli elettricisti, tramite, in questo caso, la Check List Impianti Elettrici (vedi esempio allegato).

Altra funzione da monitorare, in quanto è il cuore dell’attività di vigilanza e sorveglianza, è quella del preposto (art. 19 del D.Lgs. 81/08).
Questa funzione è svolta prevalentemente da personale che oltre ad assolvere i compiti di sorveglianza, si occupa di organizzare il lavoro, pianificando le attività, verificando l’approvvigionamento del materiale, le manutenzioni, ecc. Diventa, quindi, essenziale racchiudere in una semplice check list la quantità e la qualità dei controlli. Diventa importante anche analizzare come le “non conformità” vengono risolte e con quali mezzi e in quali tempi. La check list deve anche dar “prova” della funzione svolta dal preposto e quindi essere affissa nel reparto, così da rendere partecipi tutti i lavoratori del lavoro di sorveglianza del loro “capo”.
La compilazione della check list deve essere almeno effettuata a ogni turno e racchiusa in un documento di riepilogo, la Check List Settimanale (vedi esempio allegato), così da poter dare un riferimento temporale limitato alle azioni correttive.
La non conformità del lunedì non può rimanere tale fino al venerdì, l’azione correttiva deve dare i suoi effetti in un lasso temporale molto limitato.
Per non lasciare nessuna funzione senza un proprio “autocontrollo”, e questo compito la check list lo assolve in pieno, occupiamoci anche delle forniture in appalto. Con la Check List Appalti (vedi esempio allegato), l’ufficio acquisti dovrà dar prova della sua efficienza nel mettere le problematiche relative alla sicurezza quali condizioni essenziali per la scelta di un appaltatore e la conseguente stipula di un contratto di appalto.
A volte diamo per scontate le attività di controllo predisposte da aziende specializzate nel settore, per esempio il controllo dell’attrezzatura antincendio. Sappiamo che periodicamente verificano gli estintori, apponendo l’adesivo del controllo effettuato con la prossima scadenza, ma sarà effettivamente sufficiente, avremo verificato che l’efficienza dei nostri sistemi antincendio in caso di necessità sia sufficiente?
Bene prendete il vostro Certificato di Prevenzione Incendi, o la vostra autocertificazione (sulla base della legge 122/2010) e per ogni disposizione, limitazione, sistema, inserite una verifica da effettuare.

L’impatto delle check list.

Le check list, specialmente quando si riscontrano anomalie e cattive abitudini, vanno comunicate (a volte è più d’impatto la “notizia” che la stessa “azione correttiva”) al Datore di Lavoro (DL), al RSPP e ai Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).
Si otterrà che il DL sarà informato circa l’operato del controllore e del controllato, l’RSPP potrà verificare se la sua valutazione dei rischi deve essere integrata e i lavoratori, tramite gli RLS, saranno informati sull’operato dei preposti e potranno meglio comprendere le azioni correttive, anche quando queste diventano richiami e ammonizioni per gli stessi lavoratori.

La ramificazione delle responsabilità avrà a questo punto un elemento tangibile di verifica, sia dell’attuazione sia dell’efficacia della vostra “organizzazione”; avrete, con una sola procedura, risolto il problema di:

a. effettuare una corretta sorveglianza;
b. avere un’informazione immediata e capillare;
c. responsabilizzare e coinvolgere;
d. avere sempre “l’evidenza” dell’attuazione di quanto prevede il D.Lgs. 81/08;
e. avere un archivio di informazioni per evitare di dover risolvere sempre “i soliti” problemi;
f. non incaricare lo sfortunato di turno per la gestione della sicurezza, ma innescare un “sistema” di gestione della sicurezza.

Esempi di Check List